Beschreibung der Einrichtung nach § 131 BAO – E131

Written By Ferry

Last updated 5 months ago

E131-Dokumentation für das Kassensystem von Shopify

Hinweis:

Diese Dokumentation beschreibt das Shopify Kassensystem (Shopify POS) und seine Funktionsweise im Zusammenhang mit der Einhaltung der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Die E131-Dokumentation wird von OpenFiskal bereitgestellt, einer Plattform zur Fiskalisierung von Kassensystemen, die speziell eine Shopify App entwickelt hat, um das Shopify POS RKSV-konform zu machen.

Wichtig: Von Haus aus bietet Shopify POS keine Unterstützung für die RKSV. Die RKSV-Funktionalität wird erst durch die Installation der von OpenFiskal bereitgestellten App aktiviert. Die Installation und Konfiguration dieser App wird vom Einzelhändler selbst vorgenommen. OpenFiskal hat weder Einfluss auf die korrekte Installation noch auf die Konfiguration der App. Es liegt in der Verantwortung des Einzelhändlers, sicherzustellen, dass alle Einstellungen korrekt vorgenommen werden.

1. Allgemeine Informationen:

  • Kassensystem: Shopify POS

  • Kassensystem Cloud-Backend-Anbieter: Shopify Inc.

  • RKSV Anbieter: OpenFiskal

  • Sicherheitsmodul (RKSV): Fiskaly Cloud-Lösung, zertifiziert durch Fiskaly GmbH, Mariahilferstraße 36, 1070 Wien, USt-ID: ATU73948115

  • Letzte Aktualisierung: 08.09.2024

2. Funktionsweise des Kassensystems:

Das Shopify POS-System besteht aus einem iPad-basierten Kassensystem und einem Cloud-basierten Backend zur Speicherung und Verarbeitung der Daten. Das iPad dient als Benutzeroberfläche für Transaktionen, während das Cloud-Backend alle Geschäftsvorfälle sichert und protokolliert.

3. Sicherheitseinrichtung gemäß RKSV:

Das Kassensystem in Verknüpfung mit der OpenFiskal für Shopify App verwendet eine Cloud-basierte Sicherheitseinrichtung (RKSV) von Fiskaly, die alle Transaktionen nach den österreichischen Anforderungen digital signiert. Die Sicherheitseinrichtung wurde von Fiskaly zertifiziert und gewährleistet die Unveränderbarkeit der Daten.

4. Belegnummerierung und Signatur:

  • Jeder Beleg erhält eine eindeutige RKSV-Belegnummer.

  • Jede Transaktion wird durch Fiskaly signiert. Manipulationen an den Belegen sind nachträglich nicht möglich.

5. Protokollierung und Fiskaljournal:

  • Alle Transaktionen werden unveränderbar in einem Journal (Datenerfassungprotokoll 131) gespeichert, das über die Shopify-App „Data Exporter – Tax Compliance“ exportiert werden kann.

  • Stornierte oder geänderte Geschäftsvorfälle werden ebenfalls im Journal festgehalten und mit einer eindeutigen Kennzeichnung versehen.

  • Exporte erfolgen typischerweise im CSV-Format und müssen vom Kassensystem-Benutzer manuell durchgeführt werden.

6. Offline-Funktionalität:

  • Während einer Offline-Phase werden die Daten lokal auf dem Gerät gespeichert. Bei Wiederherstellung der Internetverbindung synchronisieren sich die Transaktionen mit dem Cloud-Backend.

  • Nicht signierte Transaktionen werden täglich um 23 Uhr von OpenFiskal nachsigniert, sofern die Kasse nach verwendeter Offline-Phase wieder mit dem Internet vor 23 Uhr verbunden wurde und sich bereits mit Shopify synchronisiert hat.

  • Bei einer Deinstallation der Shopify POS App gehen die lokal gespeicherten Daten unwiderruflich verloren, und keine Synchronisierung mit dem Cloud-Backend findet mehr statt.

7. Kontrolle und Prüfungen:

Finanzbehörden können über den Shopify-Admin-Bereich auf die Daten zugreifen, der vom Händler freigegeben werden muss. Alle erforderlichen Berichte und Exporte können durch den Händler zur Verfügung gestellt werden.

8. Monatsabschluss und Jahresabschluss:

  • OpenFiskal erstellt die von der RKSV benötigen Monats- oder Jahresabschlüssen automatisch und stellt diese in der OpenFiskal App bereit.

9. DEP7 Export:

Der Datenerfassungsprotokoll (DEP7)-Export kann ebenfalls über die OpenFiskal App erstellt werden. Dieser Export enthält alle relevanten Geschäftsvorfälle in einem gesetzeskonformen Format (JSON) für Prüfungen durch die Finanzbehörden.

10. Bedienungsanleitung:

  • Die vollständige Bedienungsanleitung für Shopify findet man unter help.shopify.com.

  • Für weitere Unterstützung und Informationen zur OpenFiskal-App steht die OpenFiskal-Bedienungsanleitungunter openfiskal.featurebase.app/help zur Verfügung.

11. Manipulationssicherheit:

Alle Daten, die durch das Shopify POS erfasst werden, sind manipulationssicher. Jede Transaktion wird über die Fiskaly Cloud-Lösung signiert und im Journal festgehalten. Dies gewährleistet, dass keine Transaktion nachträglich manipuliert werden kann. Sollte ein Gerät offline sein, werden die Transaktionen bei Wiederherstellung der Verbindung synchronisiert und signiert, um Manipulationssicherheit zu gewährleisten.

Mit diesen Maßnahmen, wird die Manipulationssicherheit gemäß Kassenrichtlinie 2012 entsprochen.